Besichtigungstermin vereinbaren: 7 Muster für E-Mail, Telefon und Portal

Ein Besichtigungstermin ist die verbindliche Verabredung, bei der Interessenten eine Wohnung oder ein Haus vor Ort ansehen; vereinbart wird er per E-Mail, über das Immobilienportal oder am Telefon. Eine erfolgreiche Anfrage besteht aus sechs Bausteinen: präziser Betreff, persönliche Anrede, Bezug zum Objekt, Ihr Name, zwei bis drei Terminvorschläge und Ihre Kontaktdaten.

Darauf folgen sieben Muster: die E-Mail-Anfrage für eine Mietwohnung, die Kurzanfrage über das Immobilienportal, der Gesprächsleitfaden für das Telefonat, die Anfrage beim Makler, die Anfrage für eine Hausbesichtigung als Kaufinteressent, die Bestätigung eines Terminvorschlags und die Ankündigung einer Besichtigung durch den Vermieter beim Mieter. Anschließend zeigt der Artikel die häufigsten Fehler, an denen Anfragen scheitern, etwa fehlende Objektreferenz, Massennachrichten und unvollständige Kontaktdaten, und vergleicht E-Mail, Telefon und Portalnachricht. Der ergänzende Teil beantwortet Fragen zur Terminbestätigung, Absage, zu Unterlagen, Fragen bei der Besichtigung, zur englischen Bezeichnung und zu den Rechten von Mietern und Vermietern.

Wie schreibt man eine Anfrage für einen Besichtigungstermin?

Eine Anfrage für einen Besichtigungstermin nennt in höchstens 150 Wörtern das Objekt, den Absender, zwei bis drei konkrete Terminvorschläge und eine Telefonnummer für die Rückmeldung. Die erste Nachricht funktioniert wie ein kurzer Geschäftsbrief. Wer den Bezug zum Objekt herstellt, seinen Namen nennt und Terminvorschläge macht, erspart dem Empfänger Rückfragen. Mehr braucht es nicht: Laut Datenschutzkonferenz reichen für den Besichtigungstermin Name, Vorname und eine Kontaktangabe (Anschrift, Telefon oder E-Mail), bei einer Sozialwohnung auch die Angabe, ob Sie einen Wohnberechtigungsschein haben.

Eine Anfrage für einen Besichtigungstermin besteht aus den folgenden sechs Bausteinen:

1. Betreff mit Objekt-ID: Die Objekt-ID oder die Adresse im Betreff ordnet die Nachricht sofort dem richtigen Inserat zu.
2. Persönliche Anrede: Der Name aus dem Inserat ersetzt „Sehr geehrte Damen und Herren“, sobald ein Ansprechpartner genannt ist.
3. Bezug zum Objekt: Ein Satz zu Lage, Grundriss oder Ausstattung belegt, dass Sie das Inserat gelesen haben.
4. Ihr Name: Stellen Sie sich mit Vor- und Nachnamen vor. Beruf, Haushalt und Einzugstermin folgen nach der Besichtigung.
5. Terminvorschläge: Zwei bis drei konkrete Zeitfenster mit Wochentag, Datum und Uhrzeit führen schneller zum Termin als der Satz „Ich bin flexibel“.
6. Kontaktdaten und Grußformel: Unter „Mit freundlichen Grüßen“ steht Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse; laut Datenschutzkonferenz genügt eine Kontaktangabe.

Der gesamte Text bleibt unter 150 Wörtern. Angaben zu Beruf, Einkommen und Haushalt gehören in die Selbstauskunft, nicht in die erste Nachricht.

Muster 1: Besichtigungstermin per E-Mail anfragen

Die E-Mail ist der Standardkanal für Besichtigungsanfragen, weil der Vermieter Objekt, Absender und Terminvorschläge auf einen Blick sieht. Sie passt zu Inseraten mit angegebener Mail-Adresse, zu Hausverwaltungen und zu Wohnungsbaugesellschaften. Das folgende Muster enthält alle sechs Bausteine einer E-Mail-Anfrage für eine Mietwohnung:

Betreff: Anfrage Besichtigungstermin – [Straße], [Zimmeranzahl]-Zimmer-Wohnung, Objekt-ID [Nummer] Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname], mit großem Interesse habe ich Ihr Inserat für die [Zimmeranzahl]-Zimmer-Wohnung mit [Wohnfläche] m² in der [Straße] gelesen. Besonders [Merkmal der Wohnung, z. B. der Südbalkon] spricht mich an. Für eine Besichtigung schlage ich folgende Termine vor: – [Wochentag], [Datum], ab 17:30 Uhr – [Wochentag], [Datum], ganztägig – [Wochentag], [Datum], zwischen 12:00 und 14:00 Uhr Über Ihre Rückmeldung freue ich mich. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname] [Telefonnummer oder E-Mail-Adresse]

Nennt das Inserat keinen Ansprechpartner, lautet die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Alle Angaben in eckigen Klammern werden vor dem Versand ersetzt; die Schaltfläche „Kopieren“ übernimmt den Text in die Zwischenablage.

Betreffzeilen für die E-Mail-Anfrage

Der Betreff enthält die Objekt-ID oder die Adresse, damit der Vermieter die Anfrage dem richtigen Inserat zuordnet. Bewährte Betreffzeilen für die Anfrage per E-Mail lauten:

• Anfrage Besichtigungstermin – [Straße], [Zimmer]-Zimmer-Wohnung
• Besichtigungsanfrage zu Objekt-ID [Nummer], [Stadtteil]
• Anfrage Besichtigungstermin: [Zimmer]-Zimmer-Wohnung, [Wohnfläche] m²
• Ihr Inserat vom [Datum] – Bitte um einen Besichtigungstermin

Muster 2: Besichtigungstermin über das Immobilienportal anfragen

Portalnachrichten sind kürzer als E-Mails. Auf Immobilienportalen geht die Nachricht meist über ein Kontaktformular an den Anbieter. Angaben zum Einkommen sind für die Besichtigung laut Datenschutzkonferenz in aller Regel noch nicht erforderlich. Schreiben Sie möglichst bald nach der Veröffentlichung des Inserats. Das folgende Muster passt in das Kontaktformular gängiger Immobilienportale:

Guten Tag Frau/Herr [Nachname], mein Name ist [Vorname Nachname], und ich interessiere mich für Ihre [Zimmeranzahl]-Zimmer-Wohnung in [Stadtteil]. Für eine Besichtigung passen mir [Wochentag], [Datum], ab [Uhrzeit] oder [Wochentag], [Datum], ab [Uhrzeit]. Sie erreichen mich schnell unter [Telefonnummer]. Viele Grüße [Vorname Nachname]

Die Telefonnummer gehört zusätzlich in das dafür vorgesehene Formularfeld, damit der Anbieter direkt zurückrufen kann.

Muster 3: Besichtigungstermin am Telefon vereinbaren

Ein Anruf führt am schnellsten zu einem festen Termin, wenn im Inserat eine Telefonnummer steht und der Leitfaden vorab bereitliegt. Das Gespräch dauert zwei bis drei Minuten; Inserat, Kalender und Stift liegen vor dem Wählen auf dem Tisch. Der Gesprächsleitfaden für den Anruf umfasst fünf Schritte:

1. Begrüßung: den eigenen Namen nennen und nach dem Ansprechpartner aus dem Inserat fragen.
2. Anliegen: das Inserat mit Adresse oder Objekt-ID benennen und fragen, ob die Wohnung noch frei ist.
3. Verfügbarkeit: sagen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie zur Besichtigung kommen können.
4. Terminabsprache: einen Termin in dieser oder der nächsten Woche festlegen und Adresse sowie Klingelschild notieren.
5. Bestätigung und Verabschiedung: Datum und Uhrzeit wiederholen, für die Zeit danken und den Termin schriftlich bestätigen.

Als Dialog klingt das Gespräch so:

Sie: Guten Tag, mein Name ist [Vorname Nachname]. Ich rufe wegen Ihrer Anzeige für die [Zimmeranzahl]-Zimmer-Wohnung in der [Straße] an. Ist die Wohnung noch zu vergeben? Vermieter: Ja, sie ist noch frei. Sie: Das freut mich. Ich kann am [Wochentag] und am [Wochentag] ab [Uhrzeit]. Wann passt Ihnen eine Besichtigung? Vermieter: [Terminvorschlag] Sie: [Wochentag], der [Datum], um [Uhrzeit] passt mir gut. Ich notiere: [Adresse], Klingel [Name]. Den Termin bestätige ich Ihnen gleich noch per E-Mail. Vielen Dank und bis [Wochentag]!

Meldet sich nur der Anrufbeantworter, genügt eine Nachricht aus zwei Sätzen:

Guten Tag, hier spricht [Vorname Nachname] zu Ihrer Anzeige für die Wohnung in der [Straße], Objekt-ID [Nummer], und ich interessiere mich sehr für eine Besichtigung, gern schon in der nächsten Woche. Sie erreichen mich unter [Telefonnummer], werktags ab [Uhrzeit] – vielen Dank.

Muster 4: Besichtigungstermin beim Makler anfragen

Die Anfrage beim Makler enthält dasselbe wie jede erste Nachricht: Name, Wohnung, Terminvorschläge und Kontaktdaten. Laut Datenschutzkonferenz gilt das auch für Makler. Hat der Vermieter den Makler beauftragt, darf dieser für die Vermittlung von Wohnungssuchenden grundsätzlich kein Entgelt verlangen (§ 2 Abs. 1a WoVermRG). Das folgende Muster richtet sich an Makler:

Betreff: Anfrage Exposé und Besichtigungstermin – Objekt-ID [Nummer] Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname], für die von Ihnen angebotene [Zimmeranzahl]-Zimmer-Wohnung in [Stadtteil] interessiere ich mich sehr und bitte um das vollständige Exposé sowie um einen Besichtigungstermin. Für eine Besichtigung stehe ich am [Datum] ab [Uhrzeit] sowie am [Datum] ganztägig zur Verfügung; eine Sammelbesichtigung ist für mich ebenfalls in Ordnung. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname] [Telefonnummer oder E-Mail-Adresse]

Muster 5: Hausbesichtigung als Kaufinteressent anfragen

Auch die Anfrage als Kaufinteressent bleibt kurz: Name, Objekt, Terminvorschläge und Kontaktdaten. Zusätzlich bittet sie um Unterlagen, die vor dem Termin Klarheit schaffen, etwa Exposé, Energieausweis und Grundriss. Das folgende Muster eignet sich für Haus und Eigentumswohnung zum Kauf:

Betreff: Kaufinteresse und Besichtigungsanfrage – [Objektart], [Straße], [Ort] Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname], Ihr Angebot für [das Einfamilienhaus / die Eigentumswohnung] in [Ort] mit [Wohnfläche] m² Wohnfläche und [Grundstücksfläche] m² Grundstück zum Kaufpreis von [Betrag] Euro interessiert uns sehr. Wir bitten um das vollständige Exposé, den Energieausweis und den Grundriss sowie um einen Besichtigungstermin. Uns passen [Wochentag], [Datum], ab [Uhrzeit] oder [Wochentag], [Datum], ganztägig. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname] [Telefonnummer]

Muster 6: Terminvorschlag des Vermieters bestätigen

Bestätigen Sie einen angebotenen Termin möglichst schnell. Die Antwort wiederholt alle Eckdaten und beugt so Missverständnissen über Uhrzeit oder Treffpunkt vor. Die folgende Bestätigung wiederholt Datum, Uhrzeit und Adresse des Termins:

Betreff: Bestätigung Besichtigungstermin am [Datum] – [Straße Hausnummer] Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname], vielen Dank für Ihre Einladung. Hiermit bestätige ich den Besichtigungstermin am [Wochentag], [Datum], um [Uhrzeit] Uhr in der [Straße Hausnummer], [PLZ Ort]. Ansprechpartner vor Ort ist [Name], Treffpunkt [Hauseingang / Wohnungstür, Etage]. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname] [Telefonnummer]

Muster 7: Besichtigung als Vermieter beim Mieter ankündigen

Vermieter kündigen eine Besichtigung schriftlich mit Anlass, Datum, Uhrzeit und einem Ausweichtermin an. Der Mieter muss nach entsprechender Vorankündigung Zutritt gewähren, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt, zum Beispiel den beabsichtigten Verkauf der Wohnung (BGH, Urteil vom 26.04.2023, VIII ZR 420/21). Begleitpersonen wie Makler, Handwerker oder Kaufinteressenten nennt die Ankündigung ebenfalls. Das folgende Muster kündigt eine Besichtigung mit Anlass, Termin und Ausweichtermin an:

Betreff: Ankündigung Wohnungsbesichtigung – [Straße Hausnummer], [Lage der Wohnung] Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname], [da Ihr Mietverhältnis zum [Datum] endet / da ich die Wohnung verkaufen möchte], möchte ich die Wohnung gemeinsam mit [Anzahl] [Mietinteressenten / Kaufinteressenten] und [Name, Funktion der Begleitperson] besichtigen. Ich schlage dafür [Wochentag], den [Datum], um [Uhrzeit] Uhr vor. Die Besichtigung dauert etwa 30 Minuten. Passt Ihnen dieser Termin nicht, biete ich als Ausweichtermin [Wochentag], den [Datum], um [Uhrzeit] Uhr an. Bitte bestätigen Sie mir einen der beiden Termine bis zum [Datum] telefonisch unter [Telefonnummer] oder per E-Mail. Für Ihr Entgegenkommen bedanke ich mich. Mit freundlichen Grüßen [Vorname Nachname] [Anschrift des Vermieters]

Ankündigungsfrist und Besuchszeiten

Welcher Vorlauf und welche Uhrzeiten angemessen sind, hängt vom Einzelfall und vom Mietvertrag ab. Stimmen Sie den Termin möglichst früh mit dem Mieter ab; bei Fragen hilft ein Mieterverein.

Welche Fehler verhindern eine Antwort auf die Anfrage?

Anfragen ohne Objektbezug, ohne Kontaktdaten oder mit erkennbarer Massenformulierung haben es schwer. Die häufigsten Fehler bei einer Anfrage für einen Besichtigungstermin sind:

• Fehlende Objekt-ID: Ohne Adresse oder Inseratsnummer bleibt unklar, welche Wohnung gemeint ist.
• Copy-Paste-Anrede: Ein knappes „Hallo“ oder der falsche Name aus der vorherigen Anfrage entlarvt die Massennachricht.
• Fehlende Telefonnummer: Wer nur über das Portal erreichbar ist, kann kurzfristig frei gewordene Termine verpassen.
• Zu lange Nachricht: Fassen Sie sich kurz; Details gehören in die Selbstauskunft.
• Keine Terminvorschläge: Ohne konkrete Zeitfenster entsteht ein zusätzlicher Nachrichtenwechsel.
• Späte Antwort: Wer einen angebotenen Termin erst nach Tagen bestätigt, findet ihn womöglich bereits vergeben.
• Rechtschreibfehler: Flüchtige Fehler wirken unzuverlässig, gerade im Vergleich mit sorgfältig formulierten Anfragen.

Kurz, konkret und vollständig: Darauf kommt es bei der Anfrage an.

Was ist besser: E-Mail, Telefon oder Portalnachricht?

Die Portalnachricht ist der schnellste Weg bei neuen Inseraten, die E-Mail der verbindlichste und das Telefon der persönlichste. Welcher Kanal passt, hängt davon ab, welche Kontaktmöglichkeit das Inserat anbietet und wie groß die Nachfrage ist. Messenger wie WhatsApp kommen erst infrage, wenn der Vermieter sie selbst anbietet. Die drei Kanäle unterscheiden sich in folgenden Punkten:

Am wirkungsvollsten ist die Kombination: Anfrage per Portal oder per Mail, Anruf am nächsten Werktag und anschließend die schriftliche Bestätigung des vereinbarten Termins.

Welche Fragen stellen sich rund um den Besichtigungstermin?

Nach der Terminvereinbarung folgen Bestätigung, Vorbereitung und Bewerbung; die folgenden Antworten fassen diese Schritte zusammen. Individuelle Anfragen entstehen in zwei Minuten mit dem E-Mail-Muster-Generator, der Name, Adresse und Wunschtermine direkt in die Vorlage einsetzt.

Wie bestätigt man einen Besichtigungstermin?

Ein Besichtigungstermin wird bestätigt, indem Datum, Uhrzeit und Adresse möglichst schnell schriftlich wiederholt werden. Eine Zeile Dank rundet die Zusage ab. Weitere Vorlagen für Bestätigung, Verschiebung und Erinnerung enthält der Leitfaden zur Terminbestätigung.

Wie sagt man einen Besichtigungstermin ab?

Sagen Sie einen Termin so früh wie möglich schriftlich ab, mit kurzem Dank und ohne ausführliche Begründung. Wer weiterhin Interesse hat, bittet im selben Satz um einen Ersatztermin; passende Formulierungen stehen in den E-Mail-Vorlagen nach Situation. Eine kurzfristige Absage per Telefon ergänzt die schriftliche Nachricht.

Welche Unterlagen gehören zur Wohnungsbesichtigung?

Für den Besichtigungstermin reichen laut Datenschutzkonferenz (DSK) Name, Vorname und eine Kontaktangabe (Anschrift, Telefon oder E-Mail), bei einer Sozialwohnung auch die Angabe, ob Sie einen Wohnberechtigungsschein haben. Die übrigen Unterlagen bereiten Sie vor und geben sie erst ab, wenn sie im jeweiligen Schritt gefragt sind. Die Vorlage zur Mieterselbstauskunft steht als PDF bereit. Vorbereiten können Sie folgende Unterlagen:

• Mieterselbstauskunft: Angaben zu Haushalt, Beruf und Einkommen auf einem Formular, sobald Sie die Wohnung mieten möchten
• Bonitätsnachweis: speziell für die Vermietung gedacht, nicht die umfassende Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, und erst, wenn sich der Vermieter für Sie entschieden hat
• Einkommensnachweise: Gehaltsnachweise, ebenfalls erst, wenn sich der Vermieter für Sie entschieden hat; nicht erforderliche Angaben können Sie schwärzen
• Personalausweis: nur zum Vorzeigen, wenn Sie allein besichtigen; eine Ausweiskopie ist laut DSK unzulässig
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung: Bestätigung des bisherigen Vermieters, falls er sie ausstellt; einen Anspruch darauf haben Sie nicht

Welche Fragen stellt man bei der Wohnungsbesichtigung?

Die wichtigsten Fragen bei der Wohnungsbesichtigung betreffen Nebenkosten, Kaution, Heizungsart, Einzugstermin und den Grund für den Auszug des Vormieters. Hinzu kommen Fragen zu Renovierungspflichten und zum Zustand von Fenstern und Leitungen. Die vollständige Liste umfasst 21 Fragen zur Wohnungsbesichtigung.

Was schreibt man nach der Wohnungsbesichtigung?

Nach der Wohnungsbesichtigung folgt am selben Tag eine kurze Nachricht mit Dank, bestätigtem Interesse und der Mieterselbstauskunft; Einkommens- und Bonitätsnachweise folgen, wenn sich der Vermieter für Sie entschieden hat. Ein konkretes Detail aus dem Termin zeigt, dass die Wohnung gefällt und die Zusage ernst gemeint ist. Muster dafür enthält der Beitrag zur Wohnungsbewerbung mit Mustern und Beispielen.

Wie heißt Besichtigungstermin auf Englisch?

Besichtigungstermin heißt auf Englisch „viewing appointment“, im britischen Englisch auch „property viewing“. Für ein Haus ist „house viewing“ gebräuchlich. Englische Musterformulierungen enthält der Beitrag Besichtigungstermin auf Englisch.

Wie viele Besichtigungstermine muss ein Mieter dulden?

Das hängt vom Einzelfall und vom Mietvertrag ab. Bei Fragen zu Ihrem Fall hilft ein Mieterverein.

Darf der Vermieter die Wohnung ohne Grund besichtigen?

Der Mieter muss dem Vermieter nach entsprechender Vorankündigung Zutritt gewähren, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt, zum Beispiel den beabsichtigten Verkauf der Wohnung (BGH, Urteil vom 26.04.2023, VIII ZR 420/21). Eine Pflicht kann sich auch aus dem Mietvertrag ergeben. Bei Fragen zu Ihrem Fall hilft ein Mieterverein.

Muss der Mieter nach der Kündigung Besichtigungen zulassen?

Das hängt vom Einzelfall und vom Mietvertrag ab. Der Mieter muss nach entsprechender Vorankündigung Zutritt gewähren, wenn es dafür einen konkreten sachlichen Grund gibt (BGH, Urteil vom 26.04.2023, VIII ZR 420/21). Passt ein Termin nicht, stimmen Sie einen anderen ab; bei Fragen hilft ein Mieterverein.